Rédiger un mail avec ChatGPT et l'envoyer par Gmail ou Outlook

En bref, au 4 octobre 2026

• Écrire : dans la conversation, sur toutes les offres. Vous copiez ensuite le texte dans votre messagerie.
• Envoyer depuis ChatGPT : Gmail ou Outlook connecté, sur le web. Offres Plus, Pro, Business et Enterprise.
• Le principe : ChatGPT prépare un brouillon. C’est vous qui décidez de l’envoyer.
• Connecter : Paramètres, puis Plugins, puis l’application.
• Le réglage le plus utile : « Toujours demander ». Par défaut, ChatGPT ne vous demande rien pour les actions jugées à faible risque.
• Données : Gmail et Outlook n’ont pas la même règle. Le détail est dans la section « Vos données ».
• Le réflexe : relire le destinataire, les dates et les chiffres avant chaque envoi.

La semaine de la gérante

La Mie Dorée est une boulangerie inventée, avec trois boutiques à Nantes : Commerce, Talensac et Île de Nantes. Sa gérante écrit surtout aux trois responsables de boutique et au moulin qui livre la farine.

Cette semaine, elle a deux mails à écrire. Elle a décidé de fermer Talensac le lundi à partir de novembre : les responsables doivent le savoir. Et le Moulin Bertin, son fournisseur de farine, a écrit au sujet d’une livraison.

À la fin du tuto, elle a cinq choses en main.

1. Un mail aux trois responsables, écrit dans ChatGPT sans rien connecter.
2. Gmail connecté, avec ChatGPT qui demande son accord avant chaque lecture et chaque action.
3. Un résumé des mails du moulin, lus par ChatGPT dans sa boîte.
4. Une réponse au moulin, préparée en brouillon puis envoyée depuis la conversation.
5. Une tâche Work qui résume chaque nouveau mail du moulin, sans rien envoyer. Work est l’agent de ChatGPT pour les tâches longues.

Le Moulin Bertin est inventé, comme la boulangerie. Pour vous entraîner sans risque, vous jouerez son rôle avec une autre de vos adresses, à l’étape 7.

Avant de commencer

L’offre

Tout dépend de ce que vous voulez faire.

• Écrire un mail dans la conversation : toutes les offres, gratuite comprise.
• L’envoyer depuis ChatGPT : Plus, Pro, Business ou Enterprise, selon les notes de version du 8 juin 2026. Go n’est pas dans la liste.
• Une tâche Work lancée par un nouveau mail Gmail : Plus et Pro (notes du 25 août 2026).

J’ai lu la page des tarifs le 3 octobre 2026. Go coûte 8 € par mois, Plus 23 € par mois. Business coûte 21 € par utilisateur et par mois, à partir de deux utilisateurs, en facturation annuelle. En mensuel, 26 €. La gérante n’a besoin de Plus que pour la deuxième partie du tuto.

Le web

Pour l’envoi depuis la conversation, la note du 8 juin ne cite que le web. C’est le site chatgpt.com. Ce tuto se fait donc sur le site.

Le réglage « Améliorer le modèle pour tous »

Sur une offre personnelle, ouvrez Paramètres, puis Contrôles des données. Le réglage « Améliorer le modèle pour tous » décide si vos nouvelles conversations peuvent servir à l’entraînement. Dès que vos mails passent dans la conversation, ce réglage pèse plus lourd. La gérante le coupe avant de connecter quoi que ce soit. La raison exacte est dans la section « Vos données ».

Partie 1. Écrire un mail, sans rien connecter

Étape 1. Rassembler les faits

ChatGPT écrit vite et proprement. Mais il ne sait rien de votre entreprise, de ses clients ni des décisions que vous avez prises.

Avant d’ouvrir la conversation, la gérante note quatre choses.

• À qui : les trois responsables de boutique.
• Le but : qu’ils préviennent leurs vendeurs et les habitués.
• Le fait : à partir de novembre, Talensac ferme le lundi.
• Le ton : simple et chaleureux, en vouvoyant.

ChatGPT ne peut pas deviner ces quatre points. Il se charge du reste : les phrases et la mise en forme.

Étape 2. Écrire la demande

Ouvrez une nouvelle conversation et mettez tout dans une seule demande. Voici celle de la gérante.

Écris un mail aux trois responsables de boutique de La Mie Dorée.
Le fait : à partir de novembre, la boutique Talensac ferme le lundi.
Je veux qu'ils préviennent leurs vendeurs et les habitués.
Ton simple et chaleureux, en vouvoyant.
Six lignes au plus, avec un objet.
N'invente aucune date ni aucun horaire.

La dernière ligne compte. La gérante n’a pas donné de date précise. Sans consigne, ChatGPT pourrait en écrire une plausible. Une date inventée partirait telle quelle aux trois boutiques.

Pourquoi cette demande marche

Elle donne le destinataire, le but, le fait, le ton et la longueur. ChatGPT n’a donc rien à deviner.

Une demande vague, comme « écris un mail sur la fermeture du lundi », donne un mail vague. Il faudra le réécrire, et vous aurez perdu le temps gagné.

Si vous répétez souvent les mêmes consignes, un projet peut les garder pour vous. Le tuto des projets ChatGPT montre le projet « Boutiques » de la gérante. Ce projet retient le ton maison et le nom des trois boutiques. Vous n’avez plus à les répéter à chaque mail.

Étape 3. Ajuster le ton et la longueur

Le premier jet ne vous va pas ? Répondez dans la même conversation. Une retouche par message, c’est plus simple à suivre.

Plus court, trois phrases au plus.

Retire « nous avons le plaisir de ». Écris comme je parle à mon équipe.

Ajoute une phrase pour remercier les responsables de leur souplesse.

OpenAI a aussi une page à part, le « Rédacteur d’e-mails », sur chatgpt.com. Elle rédige un mail à partir de quelques informations, avec un ton « Amical » ou « Standard ». Trois boutons servent ensuite à le retoucher : changer le ton, raccourcir le texte, le rendre facile à parcourir. Son pied de page rappelle que les discussions peuvent servir à améliorer les modèles.

Étape 4. Relire, puis copier

Relisez toujours les noms, les dates et les chiffres.

Ici, ce sont le nom de la boutique et le jour de fermeture. Si le mail dit « mardi » au lieu de « lundi », des clients trouveront porte close le lundi. Pour un mail de six lignes, la relecture va vite.

Copiez ensuite le texte dans votre messagerie, et envoyez-le comme d’habitude. L’envoi depuis ChatGPT, décrit plus bas, demande Plus, Pro, Business ou Enterprise.

Partie 2. Brancher Gmail et laisser ChatGPT préparer l’envoi

La gérante utilise Gmail pour la boulangerie. Si votre boîte est dans Outlook, les étapes se ressemblent. Les différences sont dans la section Outlook, plus bas.

J’ai cherché « gmail » dans le centre d’aide d’OpenAI, le 4 octobre 2026. Aucune page propre à Gmail n’est sortie. Les faits sur Gmail viennent donc de pages plus générales. Ce sont les notes de version, les pages sur les applications et la FAQ sur les applications Google.

Étape 5. Connecter Gmail

1. Ouvrez Paramètres, puis Plugins.
2. Choisissez Gmail.
3. Cliquez sur Installer le plugin si l’option s’affiche.
4. Cliquez sur Connecter si ChatGPT vous y invite.
5. Choisissez le compte Google qui reçoit vos mails de travail.
6. Relisez les autorisations affichées par Google, puis validez.

Choisissez bien le compte. Selon OpenAI, un compte personnel ne donne pas accès aux contenus réservés au compte de travail.

Pour les applications Google, il faut accepter toutes les autorisations que ChatGPT demande. Si un message dit que ChatGPT a besoin de toutes les autorisations demandées, cliquez sur Réessayer. Puis, sur l’écran de Google, cochez tout. Vous pouvez aussi ne connecter que certaines applications Google, en les choisissant dans ChatGPT. Pour celles que vous gardez, il faut quand même accepter toutes leurs autorisations.

La plupart des noms de boutons viennent du centre d’aide en français, traduit par OpenAI. D’autres, comme Réessayer, viennent de pages en anglais : je les ai traduits. Votre écran peut afficher d’autres mots.

Étape 6. Choisir « Toujours demander »

C’est le réglage le plus utile du tuto. Il décide quand ChatGPT vous demande votre accord.

Le centre d’aide décrit quatre niveaux.

• Toujours demander : ChatGPT demande avant de lire et avant de modifier.
• Autoriser les actions de lecture : il lit sans demander, et demande avant de modifier.
• Autoriser les actions à faible risque : il approuve seul ce qui est jugé à faible risque. Le reste peut demander une confirmation ou être refusé.
• Autoriser toutes les actions : ChatGPT peut agir sans vous demander votre accord. OpenAI écrit que cette option « présente un risque élevé ».

Sans réglage de votre part, c’est « Autoriser les actions à faible risque » qui s’applique, selon OpenAI. Le centre d’aide écrit que l’envoi d’un e-mail peut demander votre accord. « Peut », donc pas forcément à chaque fois. La gérante préfère en être sûre.

Pour changer le réglage :

1. Ouvrez le menu de votre profil, puis Paramètres.
2. Sélectionnez Plugins.
3. Ouvrez Autorisations.
4. Choisissez « Toujours demander ».

Ces étapes valent pour un compte personnel éligible. Le réglage s’applique alors à tout le compte. Une application ou un compte connecté peut quand même avoir son propre réglage. En entreprise, ce sont parfois les règles de l’administrateur qui décident quand ChatGPT demande votre accord. Le menu Autorisations peut n’apparaître qu’après l’installation d’un plugin, d’où cette étape après celle de Gmail. Selon le centre d’aide, il ne propose pas « Autoriser toutes les actions ». Cette option peut exister pour une application ou un compte connecté. Pour un réglage propre à un seul compte, ouvrez la page de l’application dans Plugins. Ouvrez ensuite le menu « ••• » de ce compte sous « Comptes connectés », puis Paramètres et Autorisations. Si l’application n’a qu’un compte, ouvrez directement Autorisations sur sa page.

Ce réglage n’ouvre ni ne ferme l’accès à votre boîte. Il change seulement le moment où ChatGPT vous demande votre accord. Pour couper l’accès, il faut déconnecter Gmail.

Étape 7. Faire un essai avec votre propre adresse

Avant de toucher aux vrais mails, la gérante s’entraîne en circuit fermé.

1. Depuis une autre adresse, envoyez-vous un mail signé « Moulin Bertin ». Si vous pouvez, mettez aussi ce nom comme nom d’expéditeur.
2. Objet : « Livraison de farine ».
3. Texte : une livraison annoncée pour mardi.

Les étapes 8 à 10 se font avec ce mail. La réponse partira donc vers votre autre adresse. Si quelque chose se passe mal, personne d’autre ne le verra.

Étape 8. Résumer les mails du moulin

Ouvrez une nouvelle conversation. Tapez @, puis choisissez Gmail. Vous pouvez aussi passer par le bouton +.

@Gmail Résume les mails du Moulin Bertin reçus cette semaine.
Pour chacun : la date, ce qui est annoncé, ce qu'on attend de moi.

Avec « Toujours demander », ChatGPT vous demande d’abord votre accord, dans un encadré. L’encadré décrit l’application et l’action prévue. Le centre d’aide cite plusieurs boutons possibles, dont « Refuser » et « Autoriser une fois ». La gérante lit l’encadré, puis choisit « Autoriser une fois ».

Le résumé arrive dans la conversation. Elle vérifie une chose : la livraison est bien annoncée pour mardi, comme dans le mail d’origine. Un jour mal recopié partirait tel quel dans la réponse.

D’autres demandes de lecture, tirées des exemples d’OpenAI :

Résume mes mails non lus d'aujourd'hui. Regroupe-les par expéditeur et signale les urgents.

Liste les actions à faire à partir des mails reçus ces trois derniers jours.

Étape 9. Préparer la réponse en brouillon

Toujours dans la même conversation, la gérante demande la réponse.

Prépare un brouillon de réponse au dernier mail du Moulin Bertin.
Remercie-le et confirme que la livraison de mardi nous convient.
Demande-lui l'heure de passage prévue.
Ton cordial, en vouvoyant, quatre lignes au plus.
N'envoie rien.

Le brouillon s’affiche. Selon les notes de version du 8 juin, ChatGPT crée d’abord un brouillon. L’envoi vient après, et c’est vous qui décidez.

Retouchez-le comme à l’étape 3, dans la même conversation, par exemple « plus court » ou « retire la dernière phrase ». ChatGPT reprend le brouillon à chaque fois.

Étape 10. Envoyer depuis la conversation

Avant d’envoyer, la gérante relit quatre choses dans le brouillon.

• Le destinataire : c’est l’adresse d’où vient le mail du moulin. Ici, son autre adresse.
• L’objet : une réponse à « Livraison de farine ».
• Le jour : mardi.
• La signature : celle qu’elle met d’habitude.

Elle demande alors à ChatGPT de l’envoyer. Avec « Toujours demander », un encadré demande son accord avant l’action. Elle le lit, puis choisit « Autoriser une fois ». Le mail arrive dans son autre boîte.

Je n’ai pas vu l’écran d’envoi : j’ai lu les pages d’OpenAI sans me connecter. Fiez-vous à ce que votre écran affiche.

Si l’essai a marché, le geste sera le même avec un vrai fournisseur. Seul le destinataire change : c’est lui qu’on relit en premier.

Étape 11. Faire décrire votre style par ChatGPT

OpenAI donne cette demande en exemple. Elle est utile si vous écrivez beaucoup de mails.

@Gmail Décris ma façon d'écrire dans mes mails et propose des améliorations.

Vous pouvez en tirer des consignes à recopier dans vos prochaines demandes. Par exemple, une formule que vous voulez voir disparaître.

Pour cette demande, ChatGPT doit lire une partie de vos mails. Avec « Toujours demander », il vous demande d’abord votre accord. Vous pouvez refuser.

Étape 12. Créer une tâche Work pour les mails du moulin

La gérante veut un résumé dès que le moulin écrit, sans ouvrir sa boîte.

Work peut réagir à l’arrivée d’un nouveau mail Gmail. C’est dans les notes de version du 25 août 2026. La note cite Plus et Pro, sur le web, iOS et Android. La tâche peut se limiter à un expéditeur ou un objet. C’est dans la FAQ d’OpenAI sur les applications Google.

À chaque nouveau mail du Moulin Bertin, résume-le en trois lignes :
ce qui est annoncé, la date, ce qu'on attend de moi.
Ne réponds pas et n'envoie rien.

Selon OpenAI, une action qui demande un accord met la tâche en pause jusqu’à votre décision. Pour arrêter la tâche, mettez-la en pause ou supprimez-la. Déconnecter Gmail coupe aussi la surveillance de la boîte.

Le tuto ChatGPT Work montre comment créer une tâche.

Plusieurs comptes Gmail

Depuis le 28 août 2026, ChatGPT accepte plusieurs comptes Gmail dans la même conversation. Vous pouvez par exemple relier une adresse de travail et une adresse personnelle. Selon la note, c’est ouvert à Plus, Pro, Business et Enterprise. Ça marche sur le web, dans l’application pour ordinateur, sur iOS et sur Android.

Pour en ajouter un, ouvrez Paramètres, puis Plugins, puis Gmail. Sous « Comptes connectés », connectez l’autre compte.

Avec deux boîtes, précisez le compte dans la demande. OpenAI le conseille quand ChatGPT se sert du mauvais.

Dans le Gmail de la boulangerie, liste les mails du Moulin Bertin de ce mois-ci.

Avec Outlook

Le chemin est le même : Paramètres, puis Plugins, puis l’application Outlook Email. Connectez le compte Microsoft qui a déjà accès à la boîte voulue.

L’application Outlook Email cherche et lit vos messages. Elle voit l’objet, l’expéditeur, les destinataires, la date et le texte. Elle comprend des recherches comme from:, subject: et des filtres de date. Elle trouve aussi des personnes dans l’annuaire. Si l’action est activée, elle gère vos contacts.

Deux exemples tirés de la page d’OpenAI :

Rédige une réponse qui reprend les trois points principaux du dernier mail de [expéditeur].

Fais un tableau des mails sur [sujet] des 7 derniers jours, avec l'expéditeur, l'objet et la date.

Trois différences à connaître.

• L’administrateur Microsoft. Au travail, certaines actions demandent des autorisations qu’un administrateur Microsoft Entra doit accorder pour toute l’organisation. Sans cet accord, une erreur peut s’afficher.
• Les recherches larges. OpenAI prévient qu’un résumé trop large peut rester incomplet ou échouer. Découpez la période en morceaux plus courts.
• Les boîtes partagées. Depuis le 8 avril 2026, ChatGPT peut lire une boîte partagée à laquelle vous avez accès. Il peut aussi envoyer un mail en texte brut depuis cette boîte. Donnez l’adresse exacte de la boîte dans la demande.

Votre entreprise est sous Microsoft 365 ? Copilot est aussi dans Outlook. Le tuto Copilot dans Outlook le montre sur la même boulangerie.

Vos données

Avec Gmail ou Outlook connecté, ChatGPT lit des mails de vos clients et de vos fournisseurs. OpenAI pose deux règles différentes.

Gmail

J’ai lu la FAQ d’OpenAI sur les applications Google le 4 octobre 2026. OpenAI n’entraîne pas ses modèles généralistes sur les données lues directement dans Gmail. OpenAI ne s’en sert pas non plus pour la publicité.

La FAQ cite trois exceptions.

• Une conversation notée d’un pouce levé ou baissé.
• Un contenu de Gmail copié-collé ou chargé dans la conversation.
• Ce qui figure dans la réponse de ChatGPT.

C’est la troisième qui compte ici. Un résumé des mails du moulin, ou un brouillon de réponse, est une réponse de ChatGPT. La même FAQ ajoute une règle sur « Améliorer le modèle pour tous ». Si ce réglage est coupé, les données des applications ne servent pas à améliorer les modèles. C’est pour ça que la gérante l’a coupé avant de commencer. Une réserve vient de la page « Contrôles des données ». Une conversation notée d’un pouce peut servir à l’entraînement, même avec ce réglage coupé.

Outlook et les autres applications

Outlook suit la règle générale des applications connectées. Par défaut, sur Business, Enterprise et Edu, OpenAI n’utilise pas les données des applications pour l’entraînement. Sur les offres personnelles (gratuite, Go, Plus, Pro), c’est possible si « Améliorer le modèle pour tous » est activé. Sur ces offres, une conversation notée d’un pouce peut aussi servir à l’entraînement, même avec ce réglage coupé.

Le prix des offres Business et Enterprise est détaillé dans l’article sur le prix de ChatGPT en entreprise.

La mémoire

Si la mémoire est activée, des informations lues dans Gmail peuvent personnaliser ChatGPT. Les notes du 5 mai 2026 le disent pour Plus et Pro. Sous une réponse, les sources de mémoire peuvent montrer les mails Gmail qui ont servi.

Selon OpenAI, déconnecter Gmail n’efface ni les conversations ni les souvenirs déjà enregistrés : ils se gèrent à part. Pour une conversation supprimée, l’effacement définitif est prévu sous 30 jours, sauf dans deux cas. Soit OpenAI en a déjà retiré ce qui vous identifie et l’a détachée de votre compte. Soit elle doit être gardée plus longtemps, pour des raisons de sécurité ou des obligations légales.

Quand ça ne marche pas

• « ChatGPT a besoin de toutes les autorisations demandées » : cliquez sur Réessayer. Puis acceptez tout sur l’écran de Google.
• « Désactivée par l’administrateur » : dans un espace de travail, demandez à l’administrateur de vérifier l’application ou son plugin.
• Une erreur à la connexion d’Outlook, au travail : il manque peut-être l’accord d’un administrateur Microsoft Entra.
• Une action Gmail échoue sur un compte pro : il manque peut-être l’accord de l’administrateur Google Workspace.
• ChatGPT lit mais n’envoie pas : le centre d’aide décrit ce cas. Une application connectée peut lire sans pouvoir envoyer. Regardez d’abord si un encadré attend votre accord. Vérifiez ensuite votre offre. Passez par le site web. Dans un espace de travail, l’administrateur doit aussi autoriser l’action.
• Un mail introuvable : resserrez la recherche. Une période plus courte, un expéditeur ou un objet précis.
• Le mauvais compte : nommez le compte dans la demande.

Les limites, au 4 octobre 2026

• L’envoi depuis la conversation est annoncé sur le web seulement.
• Il demande Plus, Pro, Business ou Enterprise. Avec l’offre gratuite ou Go, vous écrivez le mail dans ChatGPT, puis vous l’envoyez depuis votre messagerie.
• Une application peut manquer selon l’offre, la région ou l’espace de travail. Le rôle, le modèle et l’interface comptent aussi.
• Avec Outlook, une recherche large peut rester incomplète. Les pièces jointes d’une boîte partagée ne sont pas récupérables.
• Dans les pages lues, je n’ai rien trouvé sur les pièces jointes d’un mail envoyé depuis ChatGPT. Ce tuto n’en parle donc pas.
• Les libellés viennent du centre d’aide, lu sans connexion. J’ai traduit moi-même ceux qui viennent de pages en anglais. Votre écran peut différer.

Cinq erreurs à éviter

1. Garder le réglage par défaut. Passez en « Toujours demander » avant la première demande sur votre boîte.
2. Choisir « Autoriser toutes les actions » pour gagner un clic. Selon OpenAI, cette option présente un risque élevé.
3. Envoyer sans vérifier le destinataire. Sur une réponse, c’est l’adresse de l’expéditeur. Sur un nouveau mail, c’est vous qui la donnez.
4. Commencer par un vrai destinataire. Le mail d’essai de l’étape 7 vient d’abord.
5. Laisser « Améliorer le modèle pour tous » activé sur une offre personnelle, avant de connecter Gmail.

Récapitulatif

La gérante a écrit le mail aux responsables sans rien connecter. Ensuite, elle a connecté Gmail et choisi « Toujours demander ». ChatGPT a résumé les mails du moulin, puis préparé la réponse en brouillon. Après relecture, elle l’a envoyée vers son autre adresse, pour l’essai. Une tâche Work lui résume désormais chaque nouveau mail du moulin, sans rien envoyer.

Que faire avec ChatGPT : la carte des tutos

Chaque tuto reprend l’exemple de La Mie Dorée.

• ChatGPT, le tuto complet pour débutants : le compte, les réglages, les fichiers, la mémoire, les offres.
• Les projets de ChatGPT : un espace « Boutiques » qui garde le contexte d’un même travail.
• ChatGPT Work : les tâches longues, et les tâches qui reviennent.
• Une présentation avec ChatGPT : le bilan du trimestre.
• Les images avec ChatGPT : l’affiche de la galette des rois.
• Codex : une première page web, sans écrire le code.

Pour une équipe

Dans ce tuto, la gérante a choisi « Toujours demander », fait un essai et relu chaque envoi.

Avec une équipe, je fixe trois règles avant de connecter la moindre boîte. La première porte sur le réglage des autorisations. La deuxième dit quels mails ChatGPT peut envoyer, et lesquels chacun continue d’écrire lui-même. La troisième dit qui relit avant un envoi à un client. Une demande qui marche pour une relance, un devis ou une réclamation peut servir à toute l’équipe. On écrit ces demandes en formation, sur vos vrais mails. Le détail est dans l’article sur la formation ChatGPT.

Les sources

Centre d’aide d’OpenAI, lu sans connexion le 4 octobre 2026.

• « ChatGPT Release Notes », six notes de 2026, du 8 avril au 14 septembre.
• « Connected apps in ChatGPT », en anglais et en français.
• « Connecting and managing app accounts in ChatGPT ».
• « Managing app permissions in ChatGPT », en anglais et en français.
• « Google app data controls FAQ ».
• « Outlook Email and Calendar apps in ChatGPT ».
• « Plugin use cases and prompts » et « Troubleshooting plugins & apps in ChatGPT ».

Sur chatgpt.com, sans connexion : le « Rédacteur d’e-mails », lu le 4 octobre 2026. Et la page des tarifs en français, lue le 3 octobre.

Le réglage « Améliorer le modèle pour tous » vient de la page « Contrôles des données dans ChatGPT ». Je l’ai lue le 2 octobre 2026.